Integritetspolicy

1. Vem ansvarar för uppgifterna

Bostadsrättsföreningen är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om sina medlemmar och boende, till exempel medlemsregistret, bokningar, felanmälningar och meddelanden. Hemvist behandlar de uppgifterna som personuppgiftsbiträde enligt biträdesavtalet med föreningen.

Swand AB är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om föreningen som kund: kontaktpersoner i styrelsen, inloggningskonton, betalningar och kundsupport.

2. Vilka uppgifter vi behandlar

• Konto: namn, e-postadress, roll, lägenhetsnummer och ett krypterat lösenord (vi kan aldrig läsa ditt lösenord).
• Medlemsregister: namn, lägenhet, e-post, telefon, roll och inflyttningsdatum, så som styrelsen för in dem.
• Föreningen: namn, organisationsnummer, adress och antal lägenheter.
• Betalning: föreningens namn och organisationsnummer, fakturamottagare och belopp. Kortuppgifter hanteras bara av Stripe och når aldrig oss.
• Det du själv skriver i tjänsten, till exempel felanmälningar, meddelanden och frågor till AI-hjälpen.
• Tekniska uppgifter som behövs för att hålla dig inloggad och tjänsten säker, till exempel en inloggningscookie och tid för senaste inloggning.

3. Varför och med vilken rätt

• För att leverera tjänsten till föreningen enligt avtalet (avtal, artikel 6.1 b).
• För att föreningen ska kunna föra medlemsförteckning enligt bostadsrättslagen (föreningens rättsliga förpliktelse, artikel 6.1 c).
• För bokföring av betalningar enligt bokföringslagen (rättslig förpliktelse).
• För att svara på supportfrågor och hålla tjänsten säker (berättigat intresse, artikel 6.1 f).

4. Var uppgifterna lagras

Databasen ligger i EU (Frankfurt). Vi använder följande underbiträden:

• Neon Inc. – databas. Data lagras i EU (AWS, Frankfurt).
• Vercel Inc. – drift av webbplatsen och appen. Serverfunktionerna körs i Frankfurt; Vercel är certifierat enligt EU–US Data Privacy Framework.
• Stripe Payments Europe Ltd. – betalningar (bara uppgifter om föreningen som kund och den som betalar).
• Anthropic PBC – AI-funktionerna (juridisk AI-hjälp och översättning). Text skickas bara när någon själv använder funktionen. Överföring till USA sker med EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

5. Hur länge vi sparar uppgifterna

Uppgifterna finns kvar så länge föreningen använder Hemvist. När föreningen säger upp tjänsten raderar vi föreningens data inom 30 dagar, om inte föreningen ber om en export först. Betalningsunderlag sparas i sju år enligt bokföringslagen. Ett konto som tas bort raderas direkt.

6. Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter som finns om dig, att få fel rättade, att få uppgifter raderade eller begränsade, att invända och att få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format. Gäller det föreningens medlemsregister vänder du dig i första hand till styrelsen; vi hjälper föreningen att svara.

Skriv till hello@swandapp.com. Är du inte nöjd med hur vi behandlar dina uppgifter kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

7. Cookies

Vi använder bara cookies som behövs för att tjänsten ska fungera: en för inloggningen och en för att komma ihåg dina inställningar, till exempel mörkt läge. Vi använder inga cookies för reklam.

8. Ändringar

Ändras policyn uppdaterar vi versionsdatumet överst. Vid större ändringar meddelar vi styrelsen i varje förening i förväg.